気仙沼商工会議所 個人情報保護方針

 

気仙沼商工会議所(以下「本会議所」という。)は、商工会議所法の規定に基づく地域総合経済団体としての法人であり、商工業者等の共同社会を基盤とし、商工業の総合的な改善発達を図り、社会全般の福祉の増進に資するためにさまざまな事業を行っております。本会議所は、事業活動を通じて得た個人情報の適切な取扱い、安全管理は重要な社会的責務であると認識し、以下に掲げる個人情報保護方針を定め、役職員に周知し、この方針に従い個人情報の適切な保護に努めます。

 

個人情報保護の考え方について

 

(1)

本会議所は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。

(2)

本会議所は、地域総合経済団体業務の実態に鑑み、その実態に応じた個人情報保護の管理体制を確立するとともに、個人情報の取得、利用、提供において所定の規則に則り、適法かつ適切に個人情報を取り扱います。

(3)

本会議所は、個人情報の利用目的については、取扱う業務ごとに明確に定め、利用目的の達成に必要な範囲を超える個人情報の取扱いは行わず、防ぐ措置も講じます。

(4)

本会議所は、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正に努めるべく、個人情報の安全対策を実施します。

(5)

本会議所が取扱う個人情報について、当該個人情報の本人からの苦情及び相談に対して、迅速、適切に対応いたします。 

(6)

本会議所は、役員、職員及び臨時職員に個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に利用し、保護するための個人情報保護マネジメントシステムを策定し、実施し、継続的に改善いたします。

 

平成18年 9月25日制定
平成20年 5月30日改訂

気仙沼商工会議所
会 頭 菅 原 昭 彦

 

  個人情報の取扱いの詳細及び問合せ先につきましては、以下をご参照ください。

 


 

1.個人情報の利用目的について

 

(1)

取得した個人情報は次の利用目的の範囲内で、業務の遂行上必要な限りにおいて、利用いたします。なお、以下「本人」とは、個人情報によって識別される個人のことをいいます。
<商工業の振興に係る意見活動及び地域振興策の活用申請>

地域振興のため、会員事業者の声を集約して、国・県・市などの行政機関等へ提言・陳情・要望活動を行なうためや、振興策の活用申請を行うため。

<部会・委員会・協議会・青年部・女性会等の運営管理>

部会、委員会、協議会、青年部、女性会等の本人に対する案内や経営経済に関する 調査研究案内(同報FAX一斉送信サービスを利用する場合があります)と運営のため。また、参加者名簿として、各種会議の際に出席する会員に配布する場合があります。本会議所青年部及び女性会の会員管理とその事業の実施運営のため 。

<経営相談の申し込み>

本人に対する、金融、税務、経理、経営、労働、相談のため、本会議所からの各種連絡及び情報提供や経営相談指導(経営カルテの作成)の管理運営のため。

<小規模企業等経営改善資金(マル経)等借入依頼申し込み>

本人確認と各種問い合わせ連絡、融資に関する推薦判断やその管理、本会議所と連携している国民生活金融公庫や信用保証協会、市との間における情報交換及び連絡受付のため。

<各種講演会、セミナー等の開催>

講演会、懇談会、交流会、研究会、セミナー、商談会、見本市、講座、講習会等の実施運営に関する本会議所から本人に対する案内及び調査分析等のため。

<小規模企業共済や、中小企業倒産防止共済事業に関連する申し込み>

国の共済事業に係る掛け金及び申込金の収納及び返還に関する業務など、法令の定める事務作業の一部を委託され行うため。

<会員事業者向け商取引に関する照会、斡旋、信用調査と商工業者名鑑の刊行>

商取引に関する照会、仲介、斡旋、案内、情報提供するにあたり、第三者信用調査会社に預託する場合があります。また、会員事業者および商工会議所法に定められた特定商工業者の、事業所名称、事業者名、所在地等の連絡先情報や業種、資本金、創業年月等、会社情報項目を集録制作し、商工名鑑として広く一般に頒布する場合があります。

<商工業者法定台帳作成>

商工会議所法に定められた特定商工業者はじめその他の商工業者の実態を把握するため、台帳に登録し当該事業主に閲覧いただき、本会議所の事業の適正かつ円滑な実施に資するため。

<貿易証明登録、電子認証登録事業者等の申し込み>

貿易関係証明や電子認証等の発給事務の管理運営や本会議所から本人に対する連絡と情報提供のため。

<各種検定試験の申し込み、及び合格者からの認定申請の受け付け>

本人確認、受験者・合格者台帳の作成、合格証書、認定証等の発行及び試験に関する各種連絡と情報提供(日本商工会議所、東京商工会議所、東北6県商工会議所連合会、宮城県商工会議所連合会等)のため。

<各種表彰制度の運営>

優良従業員表彰推薦審査ほか各種表彰制度に関する本人または本人の属する事業者への案内と連絡。被表彰者名簿として、式典参加者への配布や広報のために報道機関等への提供。

<会員事業者の福利厚生サービスの実施>

本会議所会員の管理運営や、会員事業者に対する各種共済保険等のサービス、福利厚生サービスの案内及び実施運用管理のため。また、保険会社や団体より、各制度における事務手続き(保険契約の引受け・継続・維持管理、一時金・年金等の支払等)の委託を受け、代行しております。

<人事管理>

本会議所の役員、議員及び職員等の人事管理や職員採用応募者の選考のためと、本会議所安全管理や、職員研修並びに、他会議所・企業への特定労働者派遣契約に基づく派遣職員管理のため。

<議員選挙の実施>

本会議所役議員選挙(3年毎)に関する1号議員立候補者または1号議員立候補者 の属する事業者への案内発送と連絡。また、本会議所会員及び地区内特定商工業者 を選挙人名簿として、本会議所事務局において縦覧するため。役議員の当選者が決 まれば、広報のために報道機関等への配布 。

<各種委託・受託事業等の実施>

各種事業団体等から受託した事業の個人情報の全部または一部処理業務(受託団体会員管理、宛名印刷発送サービス等)、出納業務、決算資料作成サービス等の運営や、記帳、労働保険事務等の代行サービスと、各事業者広報PRのため。

<情報化推進事業の実施>

会員事業者から委託されるシステムサポート、運用支援のためや、国や地方自治体から法令の定める事務作業の一部(入力、処理、印刷、保守サポート)を委託されて行う場合があります。

<各種地域振興に関する事業の実施>

本会議所定款その他書類、決算関係書類の備付及び閲覧や宮城県知事に報告するため。また、その他商工会議所法並びに本会議所定款に定める目的の範囲内において、本会議所が実施する商工業及び地域振興に関する事業やサービスの企画、調査、運営、本人に対する案内と、情報提供のため。

 

(2)

本人から同意いただいた利用目的の範囲を超えて個人情報を利用する場合は、以下の@ 〜Dに示す事項を書面によって本人に通知し、事前の同意の下に行います。

@

個人情報保護管理者の氏名もしくは職名、並びに連絡先。

A

個人情報の利用目的。

B

個人情報の提供を行うことが予定される場合には、その目的、提供する個人情報の項目、提供の手段または方法、当該情報の受領者または受領者の組織の種類、及び属性、及び個人情報の取扱いに関する契約の有無。

C

個人情報の取扱いを含む業務を、本会議所以外の者に委託することが予定されている場合には、その旨。

D

個人情報の開示等を求める権利と当該権利を行使するための具体的な方法、及び問合せ窓口。


※ただし、次のいずれかに該当する場合は、この限りではありません。

a.

法令に基づく場合。(令状捜査等)

b.

人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。(急病等)

c.

公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。(疾病等)

d.

国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。(税務調査等)


 

2.個人情報の第三者提供について

 

 個人情報を、事前に本人の同意を得ることなく、第三者に提供いたしません。ただし、次のいずれかに該当する場合は、この限りではありません。

(a)

既に1.(2) の@〜Dの事項又はそれと同等以上の内容の事項を本人に明示又は通知し、本人の同意を得ているとき。

(b)

大量の個人情報を広く一般に提供するため、本人の同意を得ることが困難な場合であって、次に示す事項又はそれと同等以上の内容の事項を、あらかじめ、本人に通知し、又はそれに代わる同等の措置を講じているとき。
 ・第三者への提供を利用目的とすること
 ・第三者に提供される個人情報の項目
 ・第三者への提供の手段又は方法
 ・本人の求めに応じて当該本人が識別される個人情報の第三者への提供を停止すること
 ・取得方法

(c)

法人その他の団体に関する情報(総会などで配布される事業報告書等)に含まれる当該法人その他の団体の役員及び株主に関する情報であって、かつ、法令に基づき又は本人若しくは当該法人その他の団体自らによって公開又は公表された情報を提供する場合であって、(b)で示す事項又はそれと同等以上の内容の事項を、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。

(d)

利用目的の達成のために、事前に機密保持契約を締結した本会議所の関連団体、業務委託会社や協力企業に対して、個人情報の取扱いの全部または一部を委託する必要がある場合。

(e)

合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報を提供する場合であって、承継前の利用目的の範囲内で当該個人情報を取り扱うとき。

(f)

個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合であって、次に示す事項又はそれと同等以上の内容の事項を、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
 ・共同して利用すること
 ・共同して利用される個人情報の項目
 ・共同して利用する者の範囲
 ・共同して利用する者の利用目的
 ・共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称
 ・取得方法

(g)

1.(2) のa〜dの事項のいずれかに該当する場合

 

3.個人情報の管理について

 

(1)

個人情報保護管理者を任命し、個人情報の適正な取得と正確性を保ち、これを安全に管理いたします。

(2)

個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいなどを防止するため、不正アクセス、コンピュータウイルス等に対する適正な情報セキュリティ対策を講じます。

(3)

持出しや外部への送信等により個人情報を漏えいさせません。

(4)

役員、職員及び臨時職員に対し、個人情報の保護及び適正な管理方法についての研修を実施し、日常業務及び退職後における個人情報の適正な取扱いを徹底いたします。

 

4.個人情報の開示、訂正、利用停止、消去などについて

 

 本会議所は、本人または代理人からの個人情報の開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止(以下、「開示等」といいます)の請求に対して、以下の要領で遅滞なく対応いたします。
 なお、個人情報の利用目的の通知を希望される場合も、お申し出ください。

(1)

開示等請求手続きの対象となる個人情報
  電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成した情報の集合物または 一定の規則に従って整理、分類し、目次、索引、符号などを付すことによって特定の個人情報を容易に検索できるように体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、本会議所が、本人から求められる開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するもの。(以下、「開示対象個人情報」といいます)

  < 氏名、性別、生年月日、事業者名、その他 >

(2)

開示等請求手続きの受付窓口
気仙沼商工会議所 総務会員課   〒988-0084 気仙沼市八日町二丁目1番11号
 TEL:(0226)22−4600(代表) FAX:(0226)24−3817
 E−mail:kcci@kesennuma.or.jp
  (受付時間は、平日の午前9:00〜午後5:00までとなります。)

● 

本人の来所による開示等の請求の場合
所定の請求書に、ご記入いただき、必要書類と合わせ、上記受付窓口にご提出ください。

● 

電話による場合
上記受付電話番号におかけいただき、ご氏名、ご住所、連絡先電話番号、ご用件をお申し出ください。

● 

FAXによる場合
所定の請求書に、ご記入いただき、必要書類と合わせ、上記FAX番号にご送付ください。

● 

郵送による場合
所定の請求書に、ご記入いただき、必要書類を添付の上、上記宛先にご郵送ください。

(3)

ご提出いただくもの

● 

開示対象個人情報請求書(「開示・利用目的通知請求書」、または「訂正等請求書」
本会議所窓口に備えつけのものをご利用ください。または、本会議所ホームページ上からもダウンロード出力できるようにしております。

● 

本人確認のための書類
公的機関が発行する証明書(運転免許証やパスポート、健康保険証、介護保険の被保険者証や住民票、年金手帳)のコピー1点。
(なお、いずれも本人の「氏名」「住所」「生年月日」の記載されている部分が必要となりますので、それ以外の事項は消去してご提出ください。)

● 

代理人による開示等請求の場合は、上記に加え代理権があることを確認するための書類。
本人の委任状本会議所窓口に備えつけのもの。または、ホームページ上からもダウンロード出力できるようにしております。)と代理人本人の確認書類1点。(前記「本人確認のための書類」)

● 

個人情報の開示または利用目的の通知をご請求される場合、手数料800円(税込み)をいただきます。

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(4)

回答方法
個人情報の開示または利用目的の通知をご請求された場合は、本人よりお届けいただいた住所(代理人の場合は、郵送先住所)宛に、本人受取限定郵便で郵送する方法により、遅滞なく書面にて回答いたします。訂正等請求は、本人よりお届けいただいた住所(代理人の場合は、郵送先住所)宛に、郵送又は依頼人の希望した方法で、遅滞なく通知いたします。

(5)

手数料
訂正等請求は無料ですが、開示または利用目的の通知をご請求される場合、1回のご

請求ごとに、手数料800円(税込み)をいただきます。ご請求時にご持参いただくか、郵送

でご請求の場合は、800円分の切手を同封しご請求ください。ご了承願います。
なお、持参される場合の交通費や、本会議所への郵送料は、ご本人または代理人の方

がご負担ください。また、手数料の不足や、手数料分の切手が同封されていなかった場合

は、その旨ご連絡いたしますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示、利用目

的の通知のご請求がなかったものとして対応させていただきます 。

(6)

開示等及び利用目的通知請求手続きに関して取得した個人情報の利用目的
開示等及び利用目的通知請求手続きにより本会議所が取得した個人情報は、当該請

求に対応するためのみに利用いたします。
回答終了後は2年間保存し、その後は破棄(シュレッダー等で破砕)します。

(7)

開示等及び利用目的の通知をしない場合のお取扱いについて
次に定める場合は、開示等及び利用目的の通知はいたし兼ねますので、あらかじめご了承願います。開示等及び利用目的の通知をしないことを決定した場合は、その旨理由を付して通知申し上げます。

● 

本人の確認ができない場合

● 

代理人による依頼に際して、代理権が確認できない場合

● 

所定の請求書類に不備があった場合

● 

請求のあった情報項目が、開示対象個人情報に該当しない場合

● 

本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

● 

本会議所の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

● 

法令に違反することとなる場合

● 

当該個人情報を本会議所が保有していない場合

(8)

請求書類は本会議所所定のものに限らせていただき、それ以外の書式では一切お受け いたしかねます。また、提出いただいた書面等(「開示・利用目的通知請求書」または「訂正等請求書」、本人確認書類等を含 みます)は返却いたしかねますのであらかじめご了承ください。

 

5.個人情報に関する苦情・相談窓口

 

本会議所では、個人情報保護に関するご相談窓口を設置しております。
     〒988-0084 気仙沼市八日町二丁目1-11
        気仙沼商工会議所 総務会員課 TEL:(0226) 22−4600
        FAX:(0226)24−3817 E-mail:kcci@kesennuma.or.jp



特記事項

 

1.

本会議所では、より良い個人情報保護を実現するためや、法令などの制定や改正に伴い、当個人情報保護方針を改訂することがございます。重要な変更がある場合は、広報誌や本サイト等でお知らせいたしますが、定期的にご確認いただきますようお願いいたします。



個人情報保護管理者 専務理事 熊谷 秀一
連絡先TEL:(0226) 22−4600



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